Obligations d’utiliser des logiciels de caisse en 2018

À partir du 1er janvier 2018, tous les commerçants, restaurateurs et professionnels assujettis à la TVA qui utilisent une caisse enregistreuse, terminal de paiement ou logiciel de caisse, devront s’équiper obligatoirement d’un système certifié NF 525 ou LNE (Laboratoire national de métrologie et d’essais), sous peine de verser une amende de 7 500 euros et de subir un contrôle fiscal.
Pour certifier votre logiciel de caisse NF 525, vous devrez demander une mise aux normes auprès de votre éditeur ou acquérir un logiciel de caisse certifié NF 525 pour un coût allant de 500 à 1 500 euros selon les fonctionnalités du logiciel : caisse enregistreuse certifiée NF 525 ou système complet de suivi des stocks et de la comptabilité.
L’autre possibilité est de faire certifier son logiciel par le LNE, accrédité par le COFRAC.
Cette mesure, instaurée dans la loi de finances pour 2016 vise à lutter contre la fraude à la TVA par les caisses enregistreuses et logiciels de caisses frauduleux.

L’obligation d’avoir une caisse enregistreuse certifiée : ce que dit la loi

Tous les commerçants, restaurateurs et professionnels assujettis à la Taxe sur la Valeur Ajoutée (TVA) qui utilisent un logiciel de comptabilité de gestion ou une caisse enregistreuse devront s’équiper d’un appareil certifié sécurisé à compter du 1er janvier 2018, sous peine de devoir verser une amende de 7 500 euros par logiciel de caisse non-conforme.
Auto entrepreneurs et micro-entreprises, n’étant pas assujettis à la TVA, vous n’êtes pas concernés par cette obligation.
Cette mesure vise à lutter contre la fraude à la TVA qui représenterait près de 14 milliards d’euros de perte pour l’État (dont 3 milliards en provenance directe des fraudes à la caisse enregistreuse) – données Bercy`
Un logiciel de caisse certifié obligatoire : pour quel type d’appareil ?
La certification vise plus exactement les caisses enregistreuses autonomes, les terminaux de point de vente (dits « TPV »), les logiciels d’encaissement ainsi que les logiciels complets d’encaissement (incluant la gestion des stocks et le suivi de la comptabilité). Si vous utilisez un ou plusieurs de ces appareils ou que vous souhaitez en utiliser, vous êtes concernés !

Des logiciels de caisse certifiés : dans quel but ?

En effet, certains logiciels de caisse et caisses enregistreuses permettent aujourd’hui d’effacer l’historique des transactions et de s’ajuster à gestion des stocks du commerçant, effaçant ainsi toute trace d’encaissement dans la comptabilité de l’entreprise ; une manière de diminuer son chiffre d’affaires et de contourner la collecte de la TVA.
Un logiciel de caisse certifié NF 525
C’est donc à compter du 1er janvier 2018 que les commerçants, restaurateurs et professionnels soumis à la TVA qui utilisent un logiciel de caisse devront s’équiper d’un appareil certifié NF 525 par l’administration fiscale, garantissant ainsi « la qualité, la performance et la sécurité d’un système d’encaissement ».
Pour obtenir la certification de son logiciel de caisse NF 525
Vous disposez d’ores et déjà d’un logiciel de caisse, mais celui-ci n’est pas certifié ? Vous devrez soit le remplacer, soit demander à l’éditeur de votre logiciel s’il est possible de le mettre à niveau.
Les éditeurs et distributeurs commencent à mettre à niveau leur catalogue produit, mais tous les logiciels de caisse et caisses enregistreuses ne sont pas encore certifiés NF 525. Vous devrez donc valider ce critère avant l’acquisition de votre équipement.
L’obligation d’avoir un logiciel de caisse certifié NF 525, quel risque ?
Attention ! À compter du 1er janvier 2018, en cas de contrôle, si vous n’êtes pas en mesure de fournir un certificat de conformité de votre logiciel de caisse, obtenu auprès de votre éditeur ou distributeur, vous disposerez de 60 jours pour régulariser votre situation. Passé ce délai, vous encourrez une amende de 7 500 euros par logiciel non certifié NF 525 ainsi qu’un contrôle fiscal.

Un logiciel de caisse gratuit ?

Il vous sera difficile de trouver un logiciel de caisse certifié NF 525 gratuit. Ce type d’équipement va de 500 à 1 500 euros selon l’éditeur et les fonctionnalités du logiciel (de la simple caisse enregistreuse au système complet de suivi des stocks et de la comptabilité). Le logiciel de caisse CIEL (marque reconnue) est le plus couramment utilisé par les professionnels.

E2M Conseils, plus qu’un cabinet comptable, un partenaire.

Votre expert comptable / commissaire aux comptes – Marseille.
Suivez nous sur Facebook.