UNE BONNE ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE POUR LA BONNE GESTION DE VOTRE ENTREPRISE

Pour toujours savoir où vous en êtes, ce que l’on vous doit et ce que vous devez, pour ne pas perdre de temps à rechercher des documents, vous devez organiser votre classement et vous obliger par la suite à le respecter.
Ainsi, un petit effort permanent vous fera finalement gagner beaucoup de temps.
S’organiser pour gagner en sécurité, en efficacité et en rentabilité, voici quelques règles que vous conseillent votre cabinet d’expert comptable E2M Conseils pour une bonne organisation au profit d’une bonne gestion de votre entreprise.

1- Les objectifs d’une bonne organisation administrative et comptable :

* ne perdre aucun document
* gagner du temps
* suivre sereinement la gestion de votre entreprise mais également sa trésorerie
* éviter certains redressements en matière fiscale et sociale
* réduire le montant de nos honoraires dans la mesure où nous ne perdrons pas de temps, à trier, rechercher ou demander des documents éparpillés, mal rangés ou égarés.

Cette organisation passe nécessairement par le classement de tous les documents liés à votre entreprise. Ce classement doit s’effectuer par nature et par ordre chronologique.

2- Classement rigoureux des documents administratifs et comptables

On distingue ainsi en règle générale :
* les factures de ventes
* les factures d’achats
* les pièces de banque (relevés, remises de chèque, ordres de virement, etc.)
* les autres documents (en pratique, tout ce qui n’entre pas dans une des catégories ci-dessus)

Dans la mesure du possible, nous vous recommandons vivement d’utiliser pour votre classement interne des classeurs à deux trous à réception des pièces comptables ci-dessus, ce qui évite toute perte ultérieure de documents.

Il convient d’ouvrir un classeur, par type de documents, par année.
Si la clôture de votre exercice comptable est décalée par rapport à l’année civile, les classeurs sont ouverts par exercice, à l’exception du social où il est préférable de rester en année civile.

3- Méthode d’organisation administrative et comptable

-> Les ventes

L’émission d’une facture est obligatoire lors de la vente ou de la réalisation de la prestation.
La facturation est établie par vos soins. Une facture doit être établie en deux exemplaires originaux minimum (un pour le client et un pour vous).
La facture est un document officiel servant de preuve d’un point de vue juridique, comptable et fiscal. Cette facture justifie également l’exercice du droit à déduction de la TVA par votre client.
Un certain nombre de mentions doivent obligatoirement y figurer (voir la FAQ).
Prévoir deux classeurs (ou deux intercalaires) pour le classement des factures de ventes :
* 1er classeur : factures émises, en attente de règlement
Les factures de ventes émises et non encore réglées y seront classées par mois d’encaissement prévu (une intercalaire par mois).
* 2nd classeur : factures émises, réglées
Une fois encaissées, les factures peuvent être classées définitivement dans ce classeur après y avoir indiqué le mode de règlement et la date de règlement
Les factures pourront être rangées par mois de date de facture ou par client

-> Les achats

Toute dépense engagée par l’entreprise doit être justifiée par un document (facture, ticket, note de restaurant, note de frais, etc.).
Les factures d’achats doivent faire l’objet d’une validation préalablement à leur paiement afin de s’assurer de leur conformité à la commande ou prestation reçue.
Prévoir deux classeurs pour le classement des factures d’achats :
* 1er classeur : factures reçues, en attente de paiement
Les factures reçues et non encore réglées y seront classées selon le mois de paiement indiqué sur la facture (un intercalaire par mois).
Il est conseillé de consulter ce classeur au moins deux fois par mois afin de ne pas prendre de retard dans les règlements de vos dettes fournisseurs.
* 2nd classeur : factures reçues, payées
Une fois réglées, les factures peuvent être classées définitivement dans ce classeur après y avoir indiqué le mode de paiement et la date de paiement
Les factures pourront être rangées par mois de date de facture ou par fournisseur

-> La banque

Différentes natures de documents sont liées à la banque :
* Relevés bancaires
* Relevés de cartes bleues
* Chéquiers
* Remises de chèques
* Avis de virements reçus
* Factures de commissions
* …
Pour chaque nature de documents, le classement doit être fait par ordre chronologique (un intercalaire par nature de documents).

Les conseils de E2M Conseils :
* Les chéquiers :
– N’utiliser qu’un seul chéquier à la fois
– Les talons de chèques doivent être renseignés de toutes les informations demandées
– Les chéquiers entièrement utilisés (souches de chèques vides) doivent être classés par ordre chronologique et numérotés
– si toutefois, vous annulez un chèque, pour justifier qu’il est bien annulé, découpez le numéro de chèque qui figure sur le chèque et collez le sur la souche de chèque
* Les remises de chèques
Distinguer lors de vos remises de chèques les règlements des clients d’autres chèques éventuellement reçus (remboursement d’assurance, etc.)
* Les virements reçus
En cas d’absence d’avis de virement, indiquer sur le relevé bancaire la ou les factures concernées par chaque virement reçu
* Classer les factures de commissions ou frais bancaires avec vos factures d’achats car elles justifient des dépenses figurant sur vos relevés bancaires.

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